Kako primijeniti politiku zadržavanja dijeljenog poštanskog sandučića u sustavu Office 365

Kada je riječ o zaštiti vaših podataka, jedna od najboljih stvari koje možete učiniti jest primijeniti politiku zadržavanja dijeljenog poštanskog sandučića u sustavu Office 365. To će pomoći osigurati da su vaši podaci ispravno zaštićeni i da im uvijek možete pristupiti kada vam zatrebaju do. Postoji nekoliko različitih načina za postavljanje politike zadržavanja dijeljenog poštanskog sandučića, ali najvažnije je da budete sigurni da razumijete opcije i kako one funkcioniraju. Jedna od prvih stvari koje morate učiniti je odlučiti koju vrstu podataka želite čuvati i koliko dugo. Postoje dvije glavne vrste podataka koje možete zadržati: poruke i stavke. Poruke su najčešća vrsta podataka koje ljudi žele zadržati. Poruke možete čuvati određeno vremensko razdoblje ili ih možete zadržati zauvijek. Predmeti su rjeđi, ali mogu biti jednako važni. Stavke uključuju stvari poput popisa kontakata, stavki kalendara i zadataka. Stavke možete zadržati određeno vrijeme ili ih možete zadržati zauvijek. Nakon što znate koju vrstu podataka želite čuvati, trebate odlučiti koliko dugo ih želite čuvati. Postoje tri glavne opcije: 1. Držite određeno vrijeme 2. Čuvati zauvijek 3. Izbrišite nakon određenog vremenskog razdoblja Svaka opcija ima svoje prednosti i nedostatke, pa ih morate pažljivo odvagnuti prije donošenja odluke. Nakon što znate koju vrstu podataka želite zadržati i koliko dugo, trebate postaviti svoju politiku zadržavanja. Postoji nekoliko različitih načina za to, ali najvažnije je da budete sigurni da razumijete opcije i kako one funkcioniraju. Jedan od najboljih načina za postavljanje pravila zadržavanja je korištenje ugrađenih opcija u sustavu Office 365. Da biste to učinili, idite u centar za administraciju sustava Office 365 i kliknite na karticu 'Usklađenost'. Od tamo ćete vidjeti popis opcija usklađenosti. Pomaknite se prema dolje do odjeljka 'Zadržavanje' i kliknite vezu 'Dodaj pravilo zadržavanja'. Ovo će vas odvesti do čarobnjaka za politiku zadržavanja. Prvo što trebate učiniti je dati svojoj politici naziv. Zatim trebate odabrati vrstu podataka koje želite zadržati i koliko dugo. Također možete odabrati primjenu pravila na sve korisnike ili samo na određene korisnike. Nakon što ste odabrali, kliknite na gumb 'Spremi'. Vaša će se politika sada primijeniti na sve korisnike koje ste odabrali. Ako želite primijeniti pravilo samo na određene korisnike, to možete učiniti tako da odete na karticu 'Usklađenost' u Office 365 centru za administraciju i kliknete na vezu 'Zadržavanje'. Od tamo ćete vidjeti popis svih pravila zadržavanja koja su stvorena. Pronađite pravilo koje želite primijeniti na određene korisnike i kliknite na vezu 'Uredi'. Pomaknite se prema dolje do odjeljka 'Opseg' i kliknite vezu 'Dodaj korisnike'. Odatle možete odabrati određene korisnike na koje želite primijeniti pravilo. Nakon što ste odabrali, kliknite na gumb 'Spremi'. Vaša će se politika sada primijeniti na određene korisnike koje ste odabrali.

Ako želite znati kako primijeniti politiku zadržavanja dijeljenog poštanskog sandučića u Office 365, zatim pročitajte ovaj post. Politika zadržavanja je zbirka oznaka za pohranu koji određuju kako se pohranjuju mape i pojedinačne stavke (kao što su e-pošta i govorna pošta). opći poštanski sandučić u Office 365 prije nego što se arhiviraju ili trajno izbrišu. Mnoge poslovne organizacije moraju proaktivno pohranjivati ​​sadržaj svojih poštanskih sandučića zbog usklađenosti. Pravila zadržavanja pomažu vam u upravljanju rizicima povezanim s gubitkom informacija koji mogu uzrokovati pravne komplikacije.

Kako primijeniti politiku zadržavanja dijeljenog poštanskog sandučića u sustavu Office 365

Da biste primijenili pravilo zadržavanja na zajednički poštanski sandučić, morate stvoriti oznake zadržavanja i novo pravilo zadržavanja, priložiti oznake pravilu, a zatim primijeniti pravilo na zajednički poštanski sandučić.

kako dodati tražilicu

Tako možete primijenite politiku zadržavanja dijeljenog poštanskog sandučića u sustavu Office 365 :

1. Prijavite se na EAC.
2. Izradite osobne oznake za zadržavanje.
3. Izradite novu politiku zadržavanja.
4. Priložite osobne oznake politici zadržavanja.
5. Primijenite politiku zadržavanja na zajednički poštanski sandučić.

Pogledajmo ovo potanko.

1] Prijavite se na EAC

Prijavite se na EAC (https://outlook.office365.com/ecp) koristeći svoje administratorske vjerodajnice.

kako koristiti xbox play bilo gdje

Savjet: Upotrijebite svoj preglednik u privatnom/anonimnom načinu rada za pristup svom Exchange administratorskom računu. Ovo će spriječiti preglednik da automatski odabere vaše trenutne vjerodajnice kada idete na stranicu.

2] Stvorite osobne oznake za pohranu

Oznaka zadržavanja može biti jedna od sljedećih tri vrste :

1. Zadana oznaka pravila (DPT) - Automatski se primjenjuje na cijeli poštanski sandučić.
2. Oznaka politike zadržavanja (RPT) - automatski se primjenjuje na zadanu mapu (Inbox, Sent, itd.) i
3. dan osoblja – Ručno primjenjuju korisnici na pojedinačne stavke i mape.

Koristeći osobnu oznaku, možete stvoriti iznimku za zadanu oznaku pravila ili oznaku pravila zadržavanja. Na primjer, ako DPT kaže da treba izbrisati sve stavke nakon 5 godina, možete stvoriti iznimku za 'obavijesti' koje će se izbrisati nakon 7 dana pomoću osobne oznake.

Za izradu osobne oznake slijedite ove upute:

dodaj lozinku u zip datoteku windows 10

1. Pritisnite upravljanje sukladnošću u lijevom oknu upravljačke ploče Exchange Admin Centera.
2. Zatim kliknite na oznake za pohranu karticu na vrhu stranice.
3. Vidjet ćete popis postojećih oznaka za zadržavanje. pritisni plus (+) ikonu na vrhu ovog popisa.
4. Odaberite korisnici primjenjuju na stavke i mape (privatno) na padajućem popisu koji se pojavi.
5. Ući Ime , održavanje akcije, i Rok trajanja za oznaku nova oznaka koju korisnici primjenjuju na stavke i mape (osobno) prozor.
6. Kliknite na Zadržati dugme.

Slično tome, možete stvoriti dodatne oznake koje će biti priložene vašoj politici dijeljenog poštanskog sandučića.

Pročitajte također: Koja je razlika između Microsoft Officea i Microsoft 365?

3] Napravite novu politiku zadržavanja

1. Ići politike zadržavanja tab koji se pojavljuje na vrhu stranice za upravljanje sukladnošću. Vidjet ćete popis postojećih pravila.
2. Kliknite na plus (+) ikona za stvaranje nove politike.
3. Unesite odgovarajuće Ime za politiku.
4. Pravilu priložite jednu ili više oznaka (kako je opisano u sljedećem odjeljku).
5. Kliknite na Zadržati dugme.

Pročitajte također: Instalirajte konzolu za upravljanje pravilima grupe u sustavu Windows 11/10. .

4] Priložite osobne oznake politici zadržavanja.

1. U prozoru pravila zadržavanja kliknite znak plus (+). Ovo će se otvoriti odaberite oznake za pohranu prozor koji prikazuje popis dostupnih oznaka.
2. Odaberite osobne oznake koje ste izradili i kliknite na gumb Dodati dugme.
3. Zatim kliknite na U redu dugme.

5] Primijenite politiku zadržavanja na zajednički poštanski sandučić.

sredstvo za uklanjanje pečata

1. U lijevom oknu vašeg Exchange administratorskog računa kliknite primateljima .
2. Zatim kliknite na Općenito gornji jezičak. Vidjet ćete popis postojećih opći poštanski sandučići .
3. dvostruki klik u zajedničkom poštanskom sandučiću na koji želite primijeniti pravilo.
4. Pritisnite značajke poštanskog sandučića na lijevoj ploči.
5. Odaberite pravilo pomoću gumba Politika zadržavanja pad.
6. Kliknite na Zadržati dugme.

Bilješke:

1. Samo administratori mogu kreirati i primijeniti pravila zadržavanja na zajedničke poštanske sandučiće u sustavu Office 365.
2. Da biste na njih primijenili pravila zadržavanja, morate imati najmanje 10 MB podataka u svojim poštanskim sandučićima.
3. Pravilima zadržavanja obično je potrebno 7 dana da stupe na snagu.
4. Možete stvoriti jednu ili više oznaka zadržavanja, ali samo jedno pravilo zadržavanja može se primijeniti na poštanski sandučić odjednom. Stoga povežite sve oznake koje želite primijeniti na poštanski sandučić s jednim pravilom zadržavanja.

Možemo li primijeniti politiku zadržavanja na zajednički poštanski sandučić?

Da. Politiku zadržavanja možete primijeniti na zajednički poštanski sandučić pomoću značajke poštanskog sandučića opcija. Možete ga pronaći dvostrukim klikom na dijeljeni poštanski sandučić ispod Općenito tab unutra primateljima dio EAC-a. Imajte na umu da se samo jedno pravilo može primijeniti na poštanski sandučić odjednom. Dakle, trebate povezati sve potrebne oznake s jednom politikom koju ćete primijeniti na poštanski sandučić.

Kako promijeniti zadanu politiku zadržavanja u sustavu Office 365?

Kako mogu primijeniti pravila zadržavanja na Office 365 poštanski sandučić?

Politiku zadržavanja možete primijeniti na jedan ili više poštanskih sandučića u sustavu Office 365. koristeći EAC . Da biste primijenili pravilo zadržavanja na jedan poštanski sandučić, idite na Primatelji > Poštanski sandučići . Zatim odaberite željeni poštanski sandučić i kliknite gumb Uredi gornja ikona. Pritisnite poštanski sandučić Osobitosti lijevo. Odaberite pravilo zadržavanja s padajućeg popisa i kliknite Zadržati dugme. Da biste primijenili pravilo zadržavanja na više poštanskih sandučića, odaberite više poštanskih sandučića pomoću Shift ili Ctrl ključ. Zatim odaberite Napredne opcije > Pravila zadržavanja > Osvježi . Zatim odaberite željenu politiku u Skupno dodijelite politiku zadržavanja i kliknite na Zadržati dugme.